Как мы построили BI внутри Битрикс24, несмотря на ограничения штатного функционала

Как построить аналитический дашборд в Битрикс, если бизнес считает показатели не так, как это делает сама система? В этом кейсе рассказываем, как реализовали сложные расчеты с историческими данными внутри платформы, хотя готового решения для такой задачи не существовало.

Клиент — крупный российский архитектурно-строительный центр и торговый дом, специализирующийся на оптовой и розничной продаже строительных и отделочных материалов.

Компания использовала Битрикс24 как основную систему для работы с лидами и продажами. Руководителям не хватало единого отчета, который показывал бы ситуацию по воронке продаж, конверсии, работе менеджеров и эффективности рекламных каналов. Данные были в системе, но для получения полной картины приходилось собирать информацию из нескольких отчетов и вручную сверять показатели.

Задача выглядела достаточно понятной: собрать набор дашбордов в Битрикс и вывести на них ключевые метрики бизнеса. На старте мы получили список показателей, которые клиент хотел видеть в отчетах, и подготовили FSD-документ с описанием логики расчета каждой метрики и требований к визуализации.

Первые сложности появились уже во время настройки. Оказалось, что клиент считает часть показателей не так, как это делает стандартная BI-аналитика Битрикс. Например, для него было важно видеть количество лидов в работе на начало выбранного периода, конверсию именно для этих лидов и дальнейшую судьбу каждой заявки. Стандартные отчеты платформы строятся по другой логике, поэтому итоговые цифры не совпадали с ожиданиями.

Для бизнеса это была принципиальная разница. Если руководитель не доверяет цифрам в отчете, пользоваться таким инструментом он не будет.

Первым делом мы изучили возможности платформы и дополнительно проконсультировались с технической поддержкой Битрикс24. Вывод неутешительный: реализовать требуемую логику расчетов штатными средствами системы нельзя.

Мы предложили альтернативный вариант — вынести аналитику во внешнюю BI-систему. Такой подход давал бы без ограничений работать с историческими данными и формировать нужные показатели, но клиент отказался.

Все отчеты должны были работать внутри Bitrix24. Без дополнительных сервисов, отдельных интерфейсов и переключения между системами. Это была бизнес-задача, руководители привыкли работать в одном окне и не хотели усложнять процессы ради аналитики.

После этого мы начали искать решение внутри самой платформы. Звездочка в этой задаче была в том, что клиенту требовались не текущие показатели, а историческая картина бизнеса. Например, сколько лидов находилось в работе на начало выбранного периода, какая часть из них позже перешла в сделки и сколько завершилось успешной продажей.

Для человека такой расчет выглядит простым, но для Битрикс — нет. Система хранит текущее состояние лидов и историю изменений, но не умеет автоматически восстанавливать прошлое состояние воронки по тем правилам, которые использует конкретная компания.

Поэтому сначала мы детально изучили структуру данных Битрикс и проверили, какую информацию можно использовать для построения собственных расчетов. Затем начали серию экспериментов с SQL-запросами, пытаясь собрать нужные показатели из нескольких связанных сущностей и истории изменений. Задачу усложняло то, что данные собирались из нескольких связанных сущностей и истории изменений, а часть запросов нельзя было реализовать стандартными средствами Битрикс.

Каждый показатель влиял на остальные. Поэтому разработчики несколько раз сверяли результаты с реальными данными клиента и проверяли расчеты на разных выборках.

В итоге подготовили сложный SQL-запрос с несколькими уровнями вложенности, который дал возможность восстанавливать исторические данные и рассчитывать показатели по согласованной бизнес-логике. Благодаря этому удалось получить в BI-дашбордах Битрикс нужные данные.

Самая важная часть — проверка расчетов. Поскольку клиент изначально сомневался в возможности реализации такой аналитики, каждую ключевую метрику мы сверяли вручную. Вместе с заказчиком разбирали реальные примеры, считали показатели по отдельным лидам и сравнивали результаты с данными на дашборде. Так проверили спорные места и показали, что новая логика считает показатели так же, как это делает команда клиента.

Клиент получил единый набор дашбордов внутри Битрикс. В одном окне собраны:

• показатели по лидам и конверсии;
• аналитика по менеджерам;
• данные по рекламным источникам и кампаниям;
• распределение лидов по статусам и стадиям;
• исторические показатели за выбранные периоды.

После запуска дашбордов вся необходимая аналитика оказалась в одном месте. Руководители получили доступ к показателям по лидам, продажам, рекламным кампаниям и работе менеджеров без ручной подготовки отчетов.

Проект помог решить и более сложную задачу — считать показатели так, как это принято в компании, а не так, как предлагает Битрикс по умолчанию. Для этого не пришлось внедрять дополнительные сервисы или перестраивать процессы, вся аналитика работает внутри привычного для сотрудников интерфейса.

У каждой компании свои процессы и требования к аналитике. Если стандартных возможностей системы недостаточно для ваших задач, приходите на консультацию. Поможем найти решение и реализовать его с учетом особенностей вашего бизнеса.