Онлайн-запись в Битрикс24: полное руководство по настройке и использованию

Цифровая трансформация сформировала новый стандарт сервиса: клиенты ценят скорость и самостоятельность. Онлайн-запись стала необходимостью, а не опцией. Битрикс24 предлагает не просто автоматизацию записи, а готовое решение, встроенное в экосистему вашего бизнеса, которое превращает каждого клиента в организованный и управляемый процесс.

Онлайн-запись — это современный инструмент автоматизации бронирования услуг и ресурсов компании в системе Битрикс24. Он позволяет клиентам самостоятельно записываться на приём, а бизнесу — эффективно управлять загрузкой специалистов и помещений.

Этот функционал интегрирован в экосистему Битрикс24 и работает в связке с CRM, календарем, уведомлениями и другими модулями системы. Благодаря этому процесс записи становится максимально автоматизированным и удобным как для клиентов, так и для сотрудников компании. Ключевая ценность решения заключается в комплексной автоматизации процесса бронирования.

Модуль онлайн-записи реализован в виде интуитивной таблицы. В шапке таблицы отображаются доступные ресурсы (специалисты, помещения, оборудование). Под заголовком расположен календарный интерфейс с возможностью просмотра в режимах «День» и «Неделя». Все сеансы визуализируются в виде цветных блоков. Цветовая индикация позволяет мгновенно оценить статус записи.

Сферы применения решения охватывают широкий круг отраслей:

Для начала приема заявок через онлайн-бронирование достаточно выполнить первоначальную настройку системы. Ниже представлено пошаговое руководство по запуску онлайн-записи в Bitrix24. Инструкция составлена таким образом, чтобы любой пользователь мог самостоятельно реализовать необходимые настройки.

Ресурсы представляют собой ключевые элементы инфраструктуры, необходимые для оказания услуг: специалистов, оборудование, помещения или транспортные средства. К ним относятся врачи, автомобили, объекты недвижимости и другие.

Для активации функционала онлайн-записи необходимо предварительно создать и настроить соответствующие ресурсы в системе. Данная операция не требует специальных технических знаний и может быть выполнена любым уполномоченным сотрудником. Перейдите в раздел Онлайн-запись и нажмите Добавить ресурс.

Выберите сферу, наиболее соответствующую профилю вашей компании, или укажите свой вариант.

Активируйте и настройте автоматические оповещения для клиентов и менеджеров. Клиенты будут получать уведомления по SMS, а для менеджеров система будет автоматически создавать задачи в карточке CRM.

Доступные виды сообщений:

В уведомлении указаны дата, время и название услуги. Сообщение отправляется клиенту автоматически, но вы можете изменить время отправки — установить задержку в 10 минут или 1 час.

Отправляйте уведомления о записи клиентам и менеджерам. Клиент получит ссылку для подтверждения (по умолчанию — за день до приема). Если подтверждение не получено, система отметит запись красным значком. В этом случае мы советуем связаться с клиентом по телефону для уточнения деталей.

Чтобы снизить количество пропущенных визитов, используйте функцию автоматических напоминаний. Вы можете самостоятельно выбрать время отправки уведомления клиенту. К примеру, запланируйте его на утро в день записи.

Автоматическое уведомление клиенту при фиксации опоздания с запросом подтверждения визита. В случае отсутствия ответа в CRM создается задача менеджеру для уточнения планов клиента и высвобождения временного слота при необходимости.

Чтобы изменить настройки или удалить ресурс, найдите его в расписании и нажмите на значок «Три точки» (...). В открывшемся меню выберите нужное действие: «Изменить» для редактирования параметров (например, графика работы) или «Удалить» для полного удаления. Если ресурс нужно временно убрать из записи (к примеру, на время отпуска врача), воспользуйтесь функцией «Скрыть».

Все сотрудники в CRM Битрикс24 имеют право записывать клиентов на услуги. Чтобы оформить запись, откройте соответствующий раздел системы под названием «Онлайн-запись». Это позволяет гибко распределять нагрузку между сотрудниками и оперативно обслуживать клиентов.

При создании записи в Битрикс24 вы можете выбрать существующего клиента из базы или добавить нового. Все новые клиенты автоматически сохраняются в вашей CRM-системе.

Вы можете привязать онлайн-запись к существующей сделке в CRM или создать новую сделку непосредственно из интерфейса записи. Создание новой сделки:

Привязка существующей сделки:

Управление привязкой:

Для изменения или удаления привязанной сделки нажмите на значок «Три точки» (...) и выберите соответствующее действие в появившемся меню.

После подтверждения записи на услугу клиент автоматически получит SMS-сообщение с деталями визита. При необходимости можно заменить стандартное сообщение на другое из готового списка. Например, отправить клиенту запрос на немедленное подтверждение записи.

Когда клиент подтверждает запись по ссылке в сообщении, ее статус автоматически меняется на «Подтверждено» в Битрикс24. Если подтверждение не получено, вы можете самостоятельно уточнить информацию у клиента по телефону и обновить статус вручную. Например, для отмененной записи установите статус «Не подтверждено».

Для удобства в расписании действует цветовая индикация: зелёный цвет — запись подтверждена, голубой цвет — запись ожидает подтверждения. Эта система позволяет быстро ориентироваться в статусах и своевременно связываться с клиентами.

Для контроля посещаемости отметьте в каждой записи, состоялся ли визит клиента.

Как отметить статус визита:

Статус визита помогает вести точную статистику посещаемости и анализировать эффективность работы.

Для переноса записи на другое время просто нажмите на текущее время в нужной записи и укажите новый временной интервал.

Форма онлайн-записи — это ключевой инструмент для взаимодействия с клиентами. Её удобство напрямую влияет на то, насколько легко и быстро пользователь сможет оставить заявку. В Битрикс24 вы можете гибко настроить все элементы формы: выбрать тип, указать необходимые услуги и поля, настроить дизайн и сразу начать принимать заявки.

Готовую форму можно разместить на сайте, в соцсетях или отправить клиенту в мессенджер. Все данные, которые клиент указал при заполнении, автоматически сохраняются в карточке CRM и попадают в раздел «Онлайн-запись».

Чтобы создать форму для записи клиентов, выполните следующие шаги:

Далее вам будет предложено выбрать один из трех типов формы:

1. Автоподбор

Система автоматически предложит клиенту ближайшее свободное время и доступного специалиста. Этот вариант идеален, когда важна скорость записи, а конкретный исполнитель не имеет значения. Клиент может изменить предложенные дату и время, если его не устраивают автоматически подобранные варианты.

Пример: клиент с острой болью записывается к любому свободному стоматологу.

2. Выбор из доступных

Клиент видит все свободные временные окна на выбранную дату и может выбрать наиболее удобный вариант. Подходит, когда важно конкретное время, но не принципиален выбор специалиста.

Пример: запись на шиномонтаж, где клиент выбирает подходящее время, а не конкретного мастера.

3. Выбор из всех

Клиент самостоятельно выбирает специалиста, дату и время визита. Этот вариант оптимален, когда важна работа с конкретным профессионалом.

Пример: запись к определенному парикмахеру или врачу-специалисту.

Все данные, указанные клиентом при заполнении формы, автоматически сохраняются в карточке CRM и отображаются в разделе «Онлайн-запись». Это позволяет менеджерам оперативно обрабатывать заявки, связываться с клиентами для уточнения деталей и подтверждать запись.

Для настройки формы в Битрикс24 выберите подходящий тип и перейдите во вкладку «Поля». Нажмите на иконку карандаша рядом с опцией «Выбор ресурса. Онлайн‑запись», затем укажите необходимые ресурсы — специалистов, помещения или оборудование, доступные для бронирования.

Если услуга требует дополнительной информации (например, темы консультации или описания проблемы), просто добавьте соответствующие поля в форму.

Любую созданную форму можно изменить: нажмите на меню рядом с её названием и выберите пункт «Редактировать».

В разделе «Онлайн-запись» доступны инструменты для контроля загрузки ресурсов и удобного планирования записей.

Сервис позволяет отслеживать ключевые показатели: количество новых клиентов, дневную выручку по каждому ресурсу (специалисту, услуге) и общую сумму за день. Данные о выручке автоматически подтягиваются из поля «Сумма» в связанных сделках CRM и актуальны на текущую дату. Это помогает анализировать эффективность работы в режиме реального времени.

Фильтр позволяет настроить отображение ресурсов в расписании. Например, вы можете выбрать записи только одного врача или просмотреть занятость конкретных кабинетов.

Чтобы оценить занятость ресурсов в выбранный день в Битрикс24, нажмите на значок батарейки рядом с его названием. Вы увидите количество занятых слотов и процент загрузки. Это помогает сотрудникам распределять запись на менее загруженные ресурсы, оптимизируя их использование.

Эта функция необходима, когда для оказания услуги требуется задействовать несколько ресурсов одновременно — основной и дополнительный. Например, для приема на педикюр может потребоваться не только сам специалист (основной ресурс), но и кабинет (дополнительный ресурс). При бронировании оба ресурса будут автоматически заблокированы на указанное время.

Чтобы каждый основной ресурс мог использовать отдельный дополнительный ресурс в одно и то же время, снимите галочку с опции «Пересечение для всех». Это позволит гибко управлять бронированием и избежать конфликтов между ресурсами.

Можно заключить, что онлайн-запись в Битрикс24 — это мощный и гибкий инструмент, который:

Внедрение этого инструмента помогает оптимизировать работу с ресурсами, улучшить сервис и повысить общую организованность бизнес-процессов.