или заполните форму
Задачи в Битрикс24: полное руководство по созданию, настройке и управлению
Диана
Системный-аналитик
В современном бизнесе договоренности, устные поручения и переписка в мессенджерах часто приводят к хаосу: непонятно, кто за что отвечает, какие сроки назначены и на каком этапе находится работа. Задачи в Битрикс24 — это инструмент, который превращает разрозненные поручения в управляемую систему. С их помощью можно не только ставить задания сотрудникам, но и контролировать сроки, распределять обязанности, обсуждать детали в чате задачи и анализировать нагрузку команды.
В этом руководстве мы подробно разберем все аспекты работы с задачами в Битрикс24: от создания первой задачи до настройки автоматизации и отчетов.
Содержание
- Как создать задачу: пошаговая инструкция
- Роли в задачах: исполнитель, соисполнитель, наблюдатель, постановщик
- Основные поля и настройки задачи
- Дополнительные возможности задач
- Шаблоны задач и регулярные задачи
- Управление задачами: представления и фильтры
- Чаты задач: коммуникация внутри карточки
- Автоматизация задач: роботы и бизнес-процессы
- Отчеты по задачам: аналитика для руководителя
- Удаление и восстановление задач
- Профессиональная настройка Битрикс24
- Заключение
- Часто задаваемые вопросы
Внедрим и настроим Битрикс24 с нуля под ваш бизнес
Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию аналитика
Как создать задачу: пошаговая инструкция
В Битрикс24 есть два варианта создания задачи — быстрый (короткая форма) и расширенный (полная форма).
Быстрое создание задачи
Если нужно быстро поставить простое поручение, используйте короткую форму. Перейдите в раздел «Задачи и проекты» → «Задачи» и нажмите «Создать». Откроется мини-карточка, где можно указать:
- название задачи;
- описание;
- исполнителя;
- крайний срок;
- файлы, чек-лист и связь с проектом (при необходимости).
Этот способ идеален для ежедневных оперативных поручений, не требующих детальной проработки.
Полная форма задачи
Для сложных задач, где важны дополнительные параметры, используйте полную форму. Чтобы открыть ее, нажмите «Создать», а затем «Полная форма».
Создание подробной задачи проходит в три шага:
Шаг 1. Заполните основные параметры.
- Название — должно быть понятным и отражать суть. Например: «Подготовить презентацию по итогам квартала для клиента АО Меридиан».
- Описание — дайте контекст и ожидаемый результат: что сделать, зачем и в каком виде нужен итог.
- Крайний срок — укажите дату и время, к которым задача должна быть выполнена.
Нажмите на Настройки (⚙️) напротив крайнего срока, чтобы включить дополнительные параметры контроля:
- проконтролировать задачу после завершения — после завершения задача вернется постановщику на проверку;
- разрешить исполнителю менять крайний срок — исполнитель сможет сам переносить дату;
- пропускать выходные дни — срок автоматически сдвинется на ближайший рабочий день.
Шаг 2. Добавьте участников.
В задаче можно распределить несколько ролей (подробнее о них — в следующем разделе).
Шаг 3. Используйте дополнительные возможности.
В полной форме задачи доступны инструменты для структурирования работы (чек-листы, файлы, теги, подзадачи, связь с CRM и многое другое).
После заполнения всех полей нажмите «Создать». Задача появится в списке, а общение по ней будет вестись в чате задачи.
Роли в задачах: исполнитель, соисполнитель, наблюдатель, постановщик
В Битрикс24 у задачи есть четкая ролевая модель, которая показывает, кто выполняет работу, кто помогает и кто следит за результатом:
Важные нюансы:
- Если при создании указать нескольких исполнителей, Битрикс24 создаст отдельную задачу для каждого.
- Наблюдатели по умолчанию не получают уведомлений — это режим «Без звука». Чтобы включить уведомления, откройте задачу, нажмите «Три точки» и выберите «Включить звук».
- Поставить задачу от лица другого сотрудника может только администратор Битрикс24.
Основные поля и настройки задачи
Название, описание и крайний срок
Название — первое, что видит исполнитель. Оно должно быть конкретным, чтобы через неделю не пришлось вспоминать суть. Описание дает контекст: что сделать, зачем и какой результат ожидается. Крайний срок — обязательный элемент для управления сроками.
Приоритет задачи
В правом верхнем углу карточки есть значок «огонька». Если поставить галочку рядом с ним, задача получит высокий приоритет и будет выделяться в списках.
Чек-листы и файлы
Чек-лист позволяет разбить задачу на шаги. Можно добавлять подпункты, назначать ответственных и прикреплять файлы к каждому пункту. Файлы прикрепляются из компьютера, Диска Битрикс24 или внешних сервисов (Google Drive, Dropbox). Все участники работают с актуальной версией.
Теги в задачах
Теги помогают группировать задачи по темам и быстро фильтровать их в списке. Например, можно добавить теги «срочно», «клиент X», «отчетность».
Дополнительные возможности задач
В полной форме задачи доступно множество дополнительных инструментов:
Подзадачи и связанные задачи
Подзадачи создаются внутри основной задачи, если нужны самостоятельные этапы работы. Например, в задаче «Провести мероприятие» можно создать подзадачи «Заказать площадку», «Подготовить программу», «Собрать участников».
Связанные задачи показывают зависимости между задачами. Например, задача «Запустить рекламную кампанию» связана с задачей «Подготовить баннеры».
Родительская задача
Используйте, если задача является частью более крупного процесса. Родительская задача помогает видеть контекст и взаимосвязи.
Пользовательские поля в задачах
Администратор может добавлять пользовательские поля для адаптации задач под процессы компании. Например, в отделе снабжения можно добавить поле «Номер закупки» или «Поставщик».
Учет времени и планирование сроков
Включите учет времени, чтобы фиксировать трудозатраты сотрудников автоматически или вручную. Планирование сроков позволяет указать дату начала и длительность — Битрикс24 рассчитает дату завершения автоматически.
Напоминания и уведомления
Настройте напоминания для исполнителя, постановщика или соисполнителей. Например, менеджер может настроить напоминание за три часа до дедлайна.
Элементы CRM в задачах
Привязывайте задачи к сделкам, лидам, контактам и компаниям. Это объединяет работу отделов: например, менеджер по продажам может поставить задачу бухгалтерии «Подготовить счет» и связать ее с определенной сделкой.
Шаблоны задач и регулярные задачи
Как создать шаблон задачи
Шаблоны помогают не заполнять одну и ту же информацию каждый раз.
- Перейдите в раздел «Задачи и проекты» → «Еще» → «Шаблоны».
- Нажмите «Создать».
- Заполните название, описание, исполнителя, чек-лист, теги и другие параметры.
- Сохраните шаблон.
На тарифах «Базовый» и «Стандартный» пользователи видят и управляют только теми шаблонами, которые они создали. На тарифах «Профессиональный» и «Энтерпрайз» доступна настройка прав доступа к шаблонам.
Укажите название и описание
Добавьте исполнителя
Укажите постановщика
Укажите крайний срок
Добавьте дополнительные возможности
Настройте права доступа
Регулярные задачи в Битрикс24: как создать и настроить
Регулярные задачи создаются на основе шаблона и повторяются с заданной периодичностью:
- Откройте или создайте шаблон задачи.
- Включите опцию «Сделать задачу регулярной».
- Настройте расписание: периодичность (день, неделя, месяц, год), время создания, дату окончания или количество повторений.
Регулярные задачи идеальны для рутинных поручений: еженедельные отчеты, ежедневная проверка почты, ежемесячное планирование.
Как настроить повторение задачи
Выберите периодичность
Укажите дату начала повторения
Настройте завершение повторения
Выберите время создания новой задачи
Управление задачами: представления и фильтры
Битрикс24 предлагает несколько форматов представления задач, чтобы каждый сотрудник и руководитель могли выбрать удобный способ работы. Всего в системе доступно пять основных режимов отображения задач: Список, Канбан, Календарь, Гант и Сроки (а также персональный режим «Мой план»).
Ниже разберем каждый из них.
Список задач
Классическое табличное представление, доступное по умолчанию. Удобно для личного планирования, быстрого просмотра всех задач по ролям («Делаю», «Поручил», «Наблюдаю», «Помогаю»). В этом режиме отображается максимум информации о задаче: название, статус, крайний срок, ответственный, приоритет. Задачи можно сортировать по любому из столбцов, а с помощью фильтров — быстро находить нужное.
Канбан в Проектах
Визуальная доска, где задачи перемещаются между колонками-стадиями (например, «К выполнению», «В работе», «На проверке», «Завершено»). Идеально для Agile-команд и визуального контроля потоков работ. В этом режиме можно:
- перетаскивать задачи из одной стадии в другую;
- ограничивать количество задач в каждой колонке;
- быстро видеть «узкие места» процесса.
Календарь
Режим «Календарь» — это визуализация задач на календарной сетке (день, неделя, месяц). Он помогает следить за сроками выполнения задач и оценивать загруженность сотрудников в разные периоды.
Основные возможности режима «Календарь»:
- наглядное распределение задач по датам — все задачи с крайними сроками отображаются на сетке календаря;
- быстрое изменение дедлайнов — достаточно перетащить задачу мышкой с одной даты на другую, и ее крайний срок автоматически обновится;
- создание задачи на конкретную дату — кликните по нужному окошку в календаре, и откроется форма создания задачи с уже указанным крайним сроком;
- фильтрация по периодам — можно просматривать задачи за день, неделю или месяц.
Например, вы организатор конференции. Вам нужно забронировать зал, подобрать спикеров, составить программу, найти персонал. В режиме «Календарь» вы распределяете задачи на календарной сетке и сразу видите, какие дни перегружены, а какие свободны. Это позволяет равномерно распределить нагрузку и ничего не упустить.
Важно: в режиме «Календарь» отображаются задачи, у которых указан крайний срок (дедлайн). Задачи без срока не попадают в этот режим, поэтому для корректной работы рекомендуется всегда указывать дату выполнения.
Режим «Календарь» также доступен в контексте проектов и групп, где он помогает следить за сроками задач всей команды.
Диаграмма Ганта
Инструмент для управления сложными проектами с зависимостями между задачами. Отображает задачи в виде календарной сетки, на которой показаны все взаимосвязанные проекты и задачи.
С диаграммой Ганта вы можете:
- связывать задачи четырьмя способами: начало-начало, начало-конец, конец-начало, конец-конец;
- при сдвиге сроков одной задачи связанные задачи сдвигаются автоматически;
- отслеживать прогресс выполнения через процент завершения каждой задачи.
Сроки (Deadline) и Мой план
В дополнение к основным режимам в Битрикс24 есть еще два полезных формата:
- «Сроки» — режим, который распределяет задачи по колонкам в зависимости от указанного в них крайнего срока. Например: «Сегодня», «Завтра», «На этой неделе», «Позже». Позволяет быстро сфокусироваться на том, что требует внимания прямо сейчас.
- «Мой план» — персональный режим, работающий по типу канбана, но стадии вы создаете сами под свои рабочие процессы. Удобно для индивидуального тайм-менеджмента.
Проекты и группы
Объединяйте задачи, файлы и обсуждения в одном пространстве — группе (проекте). Создайте группу, настройте ее инструменты (задачи, диск, календарь, чат, базу знаний) и пригласите участников. Задачи, привязанные к группе, будут отображаться в ее контексте, а все пять режимов просмотра (список, канбан, календарь, гант, сроки) доступны и внутри проекта.
Чаты задач: коммуникация внутри карточки
В новых задачах Битрикс24 чат задачи стал центром коммуникации. Команда может созваниваться, обмениваться файлами и принимать решения, не теряя контекст.
Важные моменты:
- Удалить чат задачи нельзя — он является частью карточки.
- Чтобы найти задачу в списке чатов, перейдите в «Мессенджер» → «Чаты задач» и начните вводить название задачи в поиск.
- Файлы, отправленные в чат, сохраняются только в переписке. Чтобы файл попал в блок «Файлы» карточки, добавьте его туда вручную.
- Упоминание в чате не добавляет сотрудника в участники задачи — добавьте его вручную через карточку.
Чаты в разделе Задачи и проекты
Чаты задач в разделе Мессенджер
Чтобы быстро найти чат нужной задачи, используйте поиск.
Автоматизация задач: роботы и бизнес-процессы
Роботы в задачах позволяют автоматизировать рутинные действия. Например:
- при завершении задачи — отправить уведомление руководителю;
- при добавлении комментария — создать подзадачу;
- при изменении крайнего срока — уведомить наблюдателей.
Бизнес-процессы — более сложная автоматизация, доступная на платных тарифах. Например, при переходе сделки на стадию «Счет на оплату» автоматически создается задача для бухгалтера.
Отчеты по задачам: аналитика для руководителя
Стандартные отчеты
В разделе «Задачи и проекты» → «Еще» → «Отчеты» доступны встроенные отчеты, которые показывают:
- количество выполненных и просроченных задач;
- нагрузку по сотрудникам;
- динамику выполнения задач во времени;
- задачи без сроков.
Важно: в отчете за указанный период учитываются задачи, которые созданы и закрыты в этот период, закрыты в этот период, созданы до начала периода и остаются в работе, а также созданы до начала периода и закрыты после его окончания.
BI-конструктор
Если стандартных отчетов недостаточно, используйте BI-конструктор. Он позволяет объединять данные из разных модулей, строить кастомные дашборды и использовать SQL-запросы.
Удаление и восстановление задач
Удаленные задачи сначала попадают в корзину и хранятся там 30 дней (на некоторых тарифах доступ к корзине может быть ограничен).
Чтобы найти удаленные задачи, ерейдите в «Задачи и проекты» → «Еще» → «Корзина». Каждый пользователь видит только задачи, которые удалил сам. Администратор видит удаленные задачи всех сотрудников.
Как восстановить или удалить навсегда:
- Перейдите в корзину.
- Отметьте нужные задачи.
- Нажмите «Восстановить» или «Удалить».
Задачи, удаленные из корзины, восстановить нельзя.
Профессиональная настройка Битрикс24
Задачи в Битрикс24 — это мощный инструмент, но его эффективность напрямую зависит от правильной настройки. Неправильно настроенные роли, отсутствие нужных полей, неоптимальные бизнес-процессы и неиспользуемые возможности (например, шаблоны задач или регулярные задачи) приводят к тому, что инструмент работает не на полную мощность.
Компания KISLOROD специализируется на комплексной настройке Битрикс24 под ключ. Обращаясь к нам, вы получаете:
- Аудит текущих процессов — мы разбираемся, как ваша команда ставит и выполняет задачи, и находим узкие места.
- Настройку ролевой модели — правильно распределяем права доступа, настраиваем роли (постановщик, исполнитель, соисполнитель, наблюдатель) в соответствии с организационной структурой.
- Создание пользовательских полей — добавляем поля, необходимые для вашего бизнеса (например, «Бюджет задачи», «Код проекта», «Приоритет клиента»).
- Настройку шаблонов и регулярных задач — автоматизируем постановку повторяющихся поручений.
- Внедрение автоматизации — настраиваем роботов и бизнес-процессы для автоматического создания задач при наступлении событий в CRM (новая сделка, оплата счета).
- Обучение сотрудников — проводим тренинги для команды: как правильно ставить задачи, пользоваться чек-листами, работать с канбаном и диаграммой Ганта.
- Настройку отчетов — строим отчеты по задачам сотрудников, нагрузке и эффективности, подключаем BI-конструктор при необходимости.
Не тратьте время на изучение всех тонкостей задач и проектов в Битрикс24. Доверьте настройку профессионалам из KISLOROD и получите прозрачную систему управления поручениями, которая реально повышает дисциплину и исполнительность в компании.
Сотрудники не хотят работать в CRM?
Обучим вашу команду так, что Битрикс24 станет понятным и удобным инструментом для всех
Заключение
Задачи в Битрикс24 — это не просто список дел, а полноценная система управления проектами и поручениями. Правильная настройка задач позволяет:
- фиксировать договоренности и делать ответственность персональной;
- контролировать сроки и избегать просрочек;
- распределять роли (исполнитель, соисполнитель, наблюдатель);
- автоматизировать рутинные поручения через шаблоны и регулярные задачи;
- анализировать нагрузку сотрудников и эффективность работы.
Начните с простого: создавайте задачи через быструю форму, добавляйте чек-листы и назначайте исполнителей. По мере роста усложняйте процессы: используйте подзадачи, диаграмму Ганта, бизнес-процессы и отчеты. А если вам нужна профессиональная настройка «под ключ» — обращайтесь в компанию KISLOROD.
Часто задаваемые вопросы
1. Чем задача в Битрикс24 отличается от дела в CRM?
Задача — это поручение сотруднику с указанием срока и результата. Дело в CRM — это событие (звонок, встреча, письмо), которое привязывается к сделке или контакту. Главное отличие: у дела нет исполнителя и чек-листа, оно не требует завершения. Дела скорее напоминают о действии, а задачи — управляют работой команды.
2. Как добавить соисполнителя в уже созданную задачу?
Откройте карточку задачи, найдите блок с участниками, нажмите «Добавить» рядом с ролью «Соисполнители» и выберите сотрудника. Соисполнители будут видеть задачу, могут добавлять комментарии и файлы, но завершить задачу может только основной исполнитель.
3. Как настроить уведомления в задачах для руководителя, чтобы он видел все изменения?
Руководитель может быть добавлен в задачу как Наблюдатель. Если нужно, чтобы он автоматически получал уведомления по всем задачам отдела, настройте права доступа и укажите, что руководитель является наблюдателем по умолчанию для задач своих подчиненных.
4. Как скрыть завершенные задачи, чтобы они не засоряли список?
В верхней части списка задач есть переключатель «Показать завершенные» — снимите галочку. Также можно настроить фильтр: выберите «Расширенный фильтр» и укажите статус «В работе» или «Просрочены».
5. Как связать письмо из почты Битрикс24 с задачей?
Откройте письмо в разделе «Почта», нажмите на кнопку «Еще» (три точки) и выберите «Создать задачу». Тема письма станет названием задачи, а текст письма — описанием. Созданная задача автоматически привяжется к контакту отправителя (если он есть в CRM).
6. Как скопировать задачу, чтобы не создавать похожую с нуля?
Откройте задачу, нажмите «Три точки» (…) в правом верхнем углу и выберите «Копировать». Откроется форма создания новой задачи, предварительно заполненная данными исходной. Измените название, исполнителя, срок и другие параметры, затем нажмите «Создать».
7. Как настроить автоматическое создание задачи при переходе сделки на новую стадию?
Используйте роботов в настройках сделки. Перейдите в «CRM» → «Настройки» → «Роботы», выберите сделку, добавьте новый робот с условием «При изменении стадии» и действием «Создать задачу». Укажите стадию, название задачи, исполнителя и крайний срок. Теперь при каждом переходе сделки на эту стадию будет автоматически создаваться задача.
Рекомендованные статьи
Оставьте заявку, чтобы обсудить проект и задачи
*
*
*